Uit onze praktijk

Wij werden ingeschakeld door een aannemer die problemen had met haar belangrijkste leverancier. De aannemer was in hoge mate afhankelijk van deze leverancier om haar eigen werkzaamheden binnen planning te kunnen uitvoeren. Doordat de betreffende leverancier niet tijdig leverde, en tevens onjuiste materialen leverde, kwam de voortgang van het project in gevaar. Ondanks vele verzoeken van aannemer, verbeterde de leverancier niet. Ons werd gevraagd ervoor te zorgen dat de leverancier tijdig haar verplichtingen nakwam, en anders op een andere manier te zorgen dat aannemer geen vertraging en additionele kosten opliep.

We stelden heldere schriftelijke correspondentie op om leverancier duidelijk te maken dat deze situatie onacceptabel was. Vervolgens hebben we diverse besprekingen gevoerd, en hier uitgebreid verslag van gemaakt. Op deze manier kon leverancier niet meer onder haar verplichtingen uit. Tegelijkertijd hebben wij aannemer alternatieve scenario’s voorgelegd in het geval leverancier nog steeds niet acteerde.  Tenslotte hebben wij een goed gemotiveerde claim opgebouwd, waarin de oorzaken en gevolgen van het (niet)handelen van de leverancier werden vertaald naar kosten en vertraging. Hierdoor was aannemer zich beter bewust van haar positie, en lag er inmiddels een gedegen dossier, wat bij een arbitrage gebruikt kon worden.

Dit had tot gevolg dat leverancier niet meer “haar kop in het zand stak”, maar in dialoog trad met de aannemer. Het resultaat: De leverancier zorgde dat een andere partij alsnog de juiste materialen tijdig aanleverde, en vergoedde alle relevante kosten. Doordat een arbitrage c.q. rechtsgang is voorkomen, zijn hoge juridische kosten en een langslepend conflict vermeden. Bovendien is de relatie tussen beide partijen niet ernstig bekoeld, en hebben zij beide het vertrouwen in elkaar uitsproken om in de toekomst wederom zaken met elkaar te doen.